Mitarbeitende ins Boot holen und Auswahlkriterien festlegen
Die Auswahl auf dem Markt ist groß. Alle Hersteller von Reinigungsmaschinen beschäftigen sich derzeit mit dem Thema Robotik und haben viele verschiedene Geräte im Angebot.
In einem ersten Schritt war es für mich wichtig, das Thema "Beschaffung von Reinigungsrobotern" mit allen hauswirtschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu erörtern. Gemeinsam überlegten wir: Was soll der Roboter erledigen? Wo kann er unterstützen? Welche Bereiche sind für den Einsatz geeignet? Wie viele Quadratmeter Fläche mit welchen Bodenbelägen sind zu reinigen? In welchen Bereichen können wir uns den Einsatz vorstellen?
Beschaffung planen: Bedarf ermitteln und Budget festlegen
Nachdem wir den Bedarf ermittelt hatten, überprüften wir den Bestand der Reinigungsgeräte im Haus. Unser Schwerpunkt lag dabei auf der Auflistung der Hersteller, mit denen wir bereits arbeiteten. Ich wollte die Geräte nicht von zu vielen Herstellern haben, um zum einen den Service besser koordinieren zu können und zum anderen so wenig Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner wie möglich zu haben. Bei Wartungen und Reparaturen bedeutet das eine Arbeitsentlastung.
Ein Budget für die Neuanschaffung hatten wir bereits in der Budgetverhandlung im Jahr 2022 festgelegt. Als nächstes mussten wir den richtigen Lieferanten auswählen: Großhändler oder Direktvertrieb der Hersteller?
Die Lieferantenwahl so praxisnah wie möglich gestalten: informieren und austesten
Um mich über das Marktangebot zu informieren und eine Möglichkeit zum Testen verschiedener Geräte zu erhalten, nahm ich zunächst Kontakt zu den Herstellern auf, deren Maschinen bei uns schon im Einsatz waren. Wir wollten langfristige Lieferantenbeziehungen pflegen und regionale Lieferanten berücksichtigen.
Eine regionale Reinigungsmesse und die Jahrestagung des Berufsverbands Hauswirtschaft waren erste Anlaufpunkte für mich, um verschiedene Hersteller und deren Maschinen in der Praxis kennen zu lernen.
Einladungen der Hersteller in ihre Vertriebsräume nahm ich gerne an. In intensiven Vorführungen konnte ich alle Geräte selbst ausprobieren und mich mit der Programmierung der Roboter sowie ihrer Handhabung vertraut machen.
Wie groß ist die Quadratmeter-Leistung?
Für welche Bodenarten eignet sich der Roboter?
Wie lange hält der Akku? Wie lange lädt er?
Wie ist die Handhabung? Ist der Roboter leicht zu bedienen?
Wie laut ist der Roboter?
Welche Lieferzeit hat er?
Wie häufig muss der Roboter gewartet werten? Wie sind die Vertragsvereinbarungen?
Welche Beschaffungskosten habe ich? Kann ich das Gerät leasen oder finanzieren?
Wie nachhaltig ist das Gerät?
Welche Größe und welches Gewicht hat der Roboter?
Geklärt werden musste im Vorfeld zudem noch, welche gesetzlichen Vorschriften bedacht und eingehalten werden müssen.
Entscheidung nach Testphase im eigenen Haus
Zwei Hersteller kamen in die engere Wahl. Wir baten sie, ihre Geräte bei uns im Haus zu zeigen. Wir wollten die Technik im Einsatz sehen und auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die langfristig mit dem Roboter arbeiten müssen, in den Entscheidungsprozess mit einbeziehen.
Wir testeten die Handhabung und die Bedienung, verglichen die unterschiedlichen Reinigungsergebnisse und diskutierten diese gemeinsam mit den Außendienstmitarbeiterinnen und -mitarbeitern. Nachdem wir im Team alle Vor- und Nachteile abgewägt hatten, waren wir uns schnell einig, mit welchem Roboter wir in Zukunft arbeiten wollen. Unser Wunschgerät konnten wir eine Woche lang testen.
Kaufen oder leasen? Die Geschäftsführung ins Boot holen
Bevor wir das Gerät endgültig bestellen konnten, mussten wir uns noch – gemeinsam mit der Geschäftsführung – für ein Bezahlmodell entschieden: Kaufen oder leasen? Kaufen bedeutet Eigentum. Die Maschine ist eine Wertanlage und erscheint als solche in der Bilanz. Durch die Abschreibung wird die Steuerlast gemindert. Es entstehen keine Zinsen durch Fremdfinanzierung, die Maschine ist Eigentum des Betriebs und lässt sich jährlich abschreiben.
Eine Alternative zum Kauf ist das Leasing. Mit einem Leasingangebot bindet man das Kapital nicht. Die Mittel können anders eingesetzt werden, so dass der Betrieb finanziellen Spielraum für andere Investitionen hat. Zusätzlich vereinfachen die fixen monatlichen Raten die Budgetplanung.
Gemeinsam mit der Geschäftsführung diskutierte ich die verschiedenen Möglichkeiten. Da wir bereits in der Budgetplanung für das laufende Jahr eine Investitionssumme festgelegt hatten, entschieden wir uns für den Kauf der Maschine. Zusätzlich vereinbarten wir einen Wartungsvertrag mit der Herstellerfirma. Die Auslieferung und Unterweisung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fand in der Woche nach dem Kauf statt. Wir nahmen den Roboter sofort in Betrieb und sind mit unserer Entscheidung zufrieden.